Mnoho spoločností a organizácií v súčasnosti stále používa papierové formuláre na zber informácií. Tieto formuláre sa najprv vytvoria elektronicky, potom sa vytlačia a doručia na miesto, kde sa majú vyplniť. Po vyplnení ich osoba, pre ktorú sú určené, sa formuláre zase musia doručiť na miesto na vyhodnotenie. Zozbierané dáta je potrebné prácne transformovať do elektronickej podoby pre vyhodnotenie. Poznáte tento proces? Takýto spôsob manažmentu s formulármi nie je digitálny proces.

Papierový vs. digitálny zber údajov

Zber papierových údajov:

Veľký objem na uskladnenie
Neefektívny a pomalý tok informácií
Zníženie produktivity
Chýbajúca dokumentácia
Chýbajúce vyhodnotenie
Náklady na papierový zber údajov

Zber digitálnych údajov:

Jednoduché vytváranie a úpravy
Efektívny zber informácii a jeho zdieľanie
Online sledovanie zmien
Okamžitá validácia údajov
Rýchly a prehľadný zoznam realizovaných záznamov
Komplexný prístup k dátam
Bezpečnosť
Aktuálny prehľad výsledkov auditov,…
Dostupnosť cez vzdialený prístup

Elektronické formuláre sú ľahko auditovateľné

Ak je formulár súčasťou procesu, môžete rýchlo zistiť, kde sa formulár nachádza a podať správu o jeho stave. Skúste to urobiť pomocou papiera!

Formuláre zvyčajne prechádzajú počas tvorby a používania mnohými rukami, oddeleniami, pobočkami, atď. Sledovať kto vypĺňal formulár alebo aké zmeny boli vykonané, môže byť veľmi ťažké pokiaľ ide o papierové formuláre alebo naskenované dokumenty (takmer nemožné). Elektronické formuláre sú sledovateľné – môžete vidieť, kto formulár prezeral a ak boli v údajoch vykonané nejaké zmeny je možné tiež dosledovať údaje ako dátum, čas, osobu, ktorá zmeny vykonala.

Archivácia nevyžaduje zástupy krabíc a regálov

Niektoré typy formulárov je potrebné archivovať. Aj keď papierová archivácia môže byť zaužívaným procesom organizácie, navigácia v nich je stále ťažšia ako v online archívoch. Zbavenie sa papierových archívov môže byť pre podniky a ďalšie organizácie oslobodzujúce. Uvoľnenie priestoru na iné účely a okamžité vyhľadávanie súborov v značnej miere zvyšuje efektivitu zamestnancov organizácie. Podnik sa môže sústrediť na aktivity, ktoré ho posúvajú dopredu a nestrácať čas pátraním v kopách papieru.

Auditujte pomocou Vášho telefónu alebo tabletu!

Využitie mobilných telefónov ako aj tabletov na rôznych platformách na tvorbu, vypĺňanie, vizualizáciu výsledkov prináša nový online rozmer v riadení organizácie. Mať možnosť online prístupu k dátam, dashboardom na ktoromkoľvek mieste na svete dáva predpoklad na presnejšie a rýchlejšie odstránenie vzniku potenciálnych problémov. Rovnako elektronické formuláre prispievajú ku zberu a následnému vyhodnocovaniu správnych údajov.

Ak neviete aký digitálny nástroj použiť pri auditovaní, tak máme pre Vás riešenie!

Auditovanie prostredníctvom iFORMS

iForms vytvárajú podmienky na digitalizáciu celého procesu -bez papierový proces (paper free). Všetky procesy spojené s vytváraním, úpravami, vypĺňaním, zapisovaním do databáz prebiehajú v digitálnom prostredí (digitalizácia procesu). Na využitie tohto riešenia okrem aplikácie iForms potrebujete iba zariadenie (pc, tablet, mobil, …) a prístup na internet (cloud).

Hlavné výhody iFORMS

– Intuitívnosť – jednoduché vytváranie, úpravy a publikovanie elektronických formulárov bez nutnosti špeciálnych IT zručností

– Rýchlosť – rýchle a jednoduché vytvorenie formulára

– Efektivita – zber prebieha v aplikácii iFORMS, zozbierané dáta sú priamo zapísané v databáze

Vyhodnocovanie prostredníctvom iBoards

Ďalším krokom v zlepšovaní procesu je automatické elektronické vyhodnocovanie zozbieraných údajov. Celý proces vyhodnocovania sa deje bez potreby ďalšej osoby (digitálna transformácia), ktorá by dáta musela akokoľvek upravovať. Jednoducho povedané, od momentu vykonania záznamu vo formulári, rádovo do pár minút je možné si otvoriť online iBoards s výsledkami – dosiahnutá úroveň, sledovanie trendu, prioritné problémy, atď.

Hlavné výhody iBoards

Rýchly prehľad realizovaných záznamov
Komplexný prístup k dátam
Neobmedzené množstvo veľkosti údajov
Filtrovanie, zoraďovanie, výbery

Kliknite na obrázok

Oblasti uplatnenia platformy iFORMS:

Výroba
Kvalita
Údržba
Neustále zlepšovanie
Ľudské zdroje

Získajte možnosť testovania aplikácie iForms v hodnote 750€ na jeden mesiac zadarmo!

Využite teraz akčnú ponuku. Vyplňte registračný formulár a do kolónky správa uveďte “testovanie iForms“. Následne Vás budeme v najbližšom čase kontaktovať.
Pre viac informácií nás kontaktujte:
· e-mailom: info@innovation.sk
· alebo telefonicky: +421 911 770 260

Tím iGrow