Papierový zber informácií vs. Elektronický zber informácií

Existuje množstvo firiem a organizácií, ktoré používajú papierový zber informácií pomocou papierových formulárov. Papierový formulár niekto vytvoril na počítači, potom ho vytlačil, doručil na miesto vypĺňania. Určená osoba papierový formulár vyplnila, následne musel byť vyplnený formulár doručený na miesto vyhodnocovania. Ak sú uvedené informácie vo formulári dôležité, tak ich niekto prepíše do elektronickej podoby a následne ich vyhodnotí, prípadne prijme nejaké opatrenia na zlepšenie situácie. Mnoho formulárov je vopred vyplnených, vytlačených a potom použitých len na zaznamenanie podpisu alebo potvrdenie nejakej hodnoty – stavu. Niektoré spoločnosti používajú program na spracovanie textu na vytvorenie vyplniteľného súboru PDF a na konci formulára vytlačia papierový dokument. Pri tomto spôsobe manažmentu s formulármi nemôžeme hovoriť o digitálnom procese! 

Súčasná úroveň techniky poskytuje také možnosti, že práve teraz je správny čas opustiť papierové formuláre a prejsť na ich elektronickú podobu. A tu sú dôvody, prečo to je výhodné. 

Zníženie nákladov na elektronický zber informácií 

Podľa našich skúseností sú priemerné náklady na spracovanie jednoduchého papierového formulára 3,28 €. Urobme rýchly prepočet. Ak máte päť ľudí, ktorí spracúvajú päť formulárov každý deň počas päťdňového týždňa, bude to spracovanie 125 formulárov za cenu 410 € týždenne alebo 19 680 € ročne. Samozrejme vo firmách sa vypĺňa a spracováva oveľa viac formulárov. Na základe našich skúseností možno povedať, že formulár je vo firme možné považovať za aktuálny počas obdobia 3-6 mesiacov. Potom prichádza požiadavka na malú zmenu, korekciu. A práve vtedy viete vďaka zavedeniu našej aplikácie znížiť náklady až o 75%. 

Elektronické formuláre zjednodušujú zdieľanie informácií 

Papierové formy záznamov, auditov sú slabinou v každej spoločnosti. Formulár je často potrebné kopírovať alebo skenovať, aby k informáciám vo formulári malo prístup viac osôb, skupín a oddelení. Stáva sa, že vyplnené formuláre skončia len na stole audítora, sú nesprávne umiestnené na určenom úložisku, čo znemožňuje včasné zdieľanie. Ak sú polia na vyplnenie vo formulári správne navolené, automaticky predpokladáme, že sú pre firmu dôležité. Musia byť však vytvorené v správnom formáte. Správny formát umožňuje ľahké zdieľanie dokumentov s možnosťou kontroly prístupu a zabezpečenia ako aj jeho následného vyhodnotenia a ďalšieho spracovania. 

Elektronické formuláre sú ľahko auditovateľné 

Formuláre zvyčajne prechádzajú počas tvorby a používania mnohými rukami, oddeleniami, pobočkami, atď. Sledovať kto vypĺňal formulár alebo aké zmeny boli vykonané, môže byť veľmi ťažké  pokiaľ ide o papierové formuláre alebo naskenované dokumenty (takmer nemožné). Elektronické formuláre sú sledovateľné – môžete vidieť, kto formulár prezeral a ak boli v údajoch vykonané nejaké zmeny je možné tiež dosledovať údaje ako dátum, čas, osobu, ktorá zmeny vykonala. Ak je formulár súčasťou procesu, môžete rýchlo zistiť, kde sa formulár nachádza a podať správu o jeho stave. Skúste to urobiť pomocou papiera! 

Archivácia nevyžaduje zástupy krabíc a regálov 

Niektoré typy formulárov je potrebné archivovať. Aj keď papierová archivácia môže byť zaužívaným procesom organizácie, navigácia v nich je stále ťažšia ako v online archívoch. Je oveľa rýchlejšie vyhľadať archivovaný formulár zadaním kľúčového slova alebo kľúčovej informácie o formulári, ktoré sú uložené na nejakom serveri (dátovom poli) ako ísť cez fyzické skrinky plné papierových formulárov, ktoré môžu alebo nemusia byť podané v správnom poradí. 

Zbavenie sa papierových archívov môže byť pre podniky a ďalšie organizácie oslobodzujúce. Uvoľnenie priestoru na iné účely a okamžité vyhľadávanie súborov v značnej miere zvyšuje efektivitu zamestnancov organizácie. Podnik sa môže sústrediť na aktivity, ktoré ho posúvajú dopredu a nestrácať čas pátraním v kopách papieru. 

Urobte svoj smartfón ešte viac SMART 

Využitie mobilných telefónov ako aj tabletov na rôznych platformách na tvorbu, vypĺňanie, vizualizáciu výsledkov prináša nový online rozmer v riadení organizácie. Mať možnosť online prístupu k dátam, dashboardom na ktoromkoľvek mieste na svete dáva predpoklad na presnejšie a rýchlejšie odstránenie vzniku potenciálnych problémov. Rovnako elektronické formuláre prispievajú ku zberu a následnému vyhodnocovaniu správnych údajov. 

Ak stále používate papierové formuláre je správny čas aby ste prešli na ich elektronickú verziu a to s našou aplikáciou iForms. Nie je potrebné žiadne programovanie. Pomocou intuitívneho rozhrania Drag-and-Drop môžete vytvoriť personalizované online formuláre, ktoré presne zodpovedajú vašim potrebám. Aplikácia iForms vám umožňuje ľahko zdieľať údaje z formulárov s firemnými databázami a iným kancelárskym softvérom, čím eliminuje potrebu duplicitných posielaní informácií či výsledkov.  

Neváhajte investovať Váš čas na pozretie nášho krátkeho promo videa. Sme si istí, že budete inšpirovaní k tomu, aby ste raz a navždy zabudli na papierové formuláre a začali využívať ich elektronickú podobu, s ktorou vám pomôže iForms. Riešenie, ktoré je jednoduché, výkonné a prispôsobiteľné pre každú firmu. 

Ďalšie výhody v nasledujúcom príspevku. 

Využite našu Akčnú ponuku a zaregistrujte sa na bezplatnú web prezentáciu iForms alebo testovanie jedného zberného hárku. Našu akčnú ponuku nájdete tu: Akčná ponuka

Share on email
Email
Share on linkedin
LinkedIn
Share on skype
Skype
Share on whatsapp
WhatsApp
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter

Na vaše podnety odpovedá:

Michal Gajdoš

Michal Gajdoš

Vyštudoval odbor priemyselné inžinierstvo so zameraním sa na ergonómiu. Svoje pôsobenie začal ako trainee na výrobnej linke, kde sa následne profiloval cez procesného technika, inžiniera až na manažérsku pozíciu v rámci ktorej viedol tím procesných inžinierov. Následne svoje pracovné skúsenosti rozvíjal predovšetkým v oblastiach optimalizácie výrobných procesov. Momentálne sa venuje prevažne procesným inováciám so zameraním sa na digitalizáciu procesov.

Pridajte Komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *